Đàm phán không chỉ là một kỹ năng cần thiết trong môi trường làm việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Việc thấu hiểu về bản chất và các yếu tố quyết định sự thành công của đàm phán là chìa khóa để đạt được thỏa thuận đối thoại một cách hiệu quả. Hãy cùng 1Office tìm hiểu đàm phán là gì? Đặc điểm, lợi ích và các hình thức của đàm phán.
Bạn đang xem: Ưu nhược điểm của đàm phán qua điện thoại
1. Đàm phán là gì?
Đàm phán là quá trình tương tác và thảo luận giữa các bên để đạt được thỏa thuận trong khi giải quyết mâu thuẫn, quan tâm chung. Được khởi xướng khi xuất hiện những khác biệt hoặc vấn đề cần giải quyết, quá trình đàm phán tập trung vào việc thống nhất về quyền lợi giữa các bên liên quan. Đàm phán có thể kéo dài từ các phiên thương lượng ngắn gọn đến quá trình kéo dài nhiều năm.
Đàm phán trực tiếp truyền thống là quá trình gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thảo luận và thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng.
Ưu điểm:
Trong quá trình đàm phán trực tiếp, các bên có cơ hội nắm bắt tâm lý và phản ứng của đối tác một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt và điệu bộ. Qua đó, họ có thể giải thích và hiểu được quan điểm và mong muốn của nhau, tạo điều kiện cho sự thảo luận chi tiết và tìm ra giải pháp hài hòa lợi ích của cả hai bên.
Phương thức đàm phán trực tiếp thường đẩy nhanh tốc độ giải quyết và đôi khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín và điện thoại đã kéo dài mà vẫn chưa đạt được kết quả mong muốn.
Nhược điểm:
Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, di chuyển và ăn ở của đối tác. Khi áp dụng phương thức này, nhà đàm phán cần phải nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết và có một kế hoạch đàm phán khoa học. Họ cũng cần linh hoạt trong giải quyết các tình huống không dự kiến.Tổ chức đàm phán trực tiếp đòi hỏi sự chọn lựa địa điểm phù hợp và phải có một phương án tổ chức đàm phán.
=> Phương thức này mang theo chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó, thích hợp cho việc đàm phán và ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp, cần có sự thảo luận kỹ càng và thỏa thuận chi tiết giữa các bên trước khi đi đến ký kết chính thức. Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh, các phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi bắt đầu quá trình giao tiếp, nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín. Khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời, doanh nghiệp nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử. Còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng để dứt điểm cuộc đàm phán kéo dài, doanh nghiệp nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.
6. Lợi ích của đàm phán trong kinh doanh
6.1 Giữ vững lập trường riêng trước các ảnh hưởng khác nhau
Trong một cuộc đàm phán, người lãnh đạo bản lĩnh phải thể hiện sự cương quyết và kiên định với lập trường của mình. Nguyên tắc quan trọng là không chấp nhận bất kỳ điều gì hoặc thỏa thuận nào có thể làm giảm đi lợi ích của công ty.
Người đàm phán chuyên nghiệp sẽ khéo léo sử dụng luận điểm của mình để thuyết phục đối tác tin vào giá trị mà họ sẽ đạt được. Có thể họ còn áp dụng sự khéo léo và minh bạch để giải quyết các mâu thuẫn giữa hai bên.
Những kinh nghiệm này giúp người đàm phán rèn luyện tư duy phản biện và suy nghĩ logic. Điều này loại bỏ thói quen làm việc bị động và khuyến khích chuẩn bị chu đáo hơn trong mọi tình huống.
6.2 Cung cấp dữ liệu theo các hướng thuyết phục
Trong những cuộc đàm phán, cả bạn và đối phương đều đặt mục tiêu là thuyết phục nhau. Nếu bạn là một người đàm phán chuyên nghiệp, bạn sẽ có khả năng:
Hiểu rõ ưu và khuyết điểm của đối tác.Nắm bắt được mong muốn của đối tác trong quá trình đàm phán.Đồng thời, hiểu rõ mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn đang hướng đến.Việc thu thập và nắm bắt những thông tin này giúp bạn xác định những điểm mà có thể nhượng bộ cũng như những điều kiện không thể thỏa hiệp để đạt được mục tiêu cuối cùng. Điều này cũng mang lại ưu thế giúp bạn tự tin và kiên định hơn trong quá trình tranh luận.
6.3 Đảm bảo lợi ích phù hợp cho các bên tham gia
Lợi ích của một cuộc đàm phán thành công là một thỏa thuận công bằng và chính trực. Nếu một bên luôn phải chịu tổn thất, sự hợp tác sẽ khó thành công.Vì vậy, người đàm phán cần phải có kinh nghiệm và kỹ năng để bảo vệ quan điểm, lợi ích của doanh nghiệp đồng thời đảm bảo rằng lợi ích của các bên liên quan cũng được xem xét đúng mức.
6.4. Đẩy nhanh tiến trình công việc
Trong lĩnh vực kinh doanh, thời gian đóng vai trò quan trọng. Điều này liên quan đến cơ hội thời kỳ để doanh nghiệp thay đổi định hình trên thị trường. Do đó, các cuộc đàm phán sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian, rút ngắn quá trình thương thảo để nhanh chóng đạt được sự thống nhất trong hoạt động kinh doanh. Người đàm phán xuất sắc cần biết cách thương lượng một cách nhanh chóng, không làm kéo dài thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả cuối cùng.
6.5. Duy trì mối quan hệ tốt giữa các bên tham gia
Lợi ích này của đàm phán ít được chú ý, nhưng nó mở ra nhiều cơ hội mới trong tương lai. Nếu cuộc đàm phán được thực hiện một cách khách quan, thỏa thuận thành công sẽ tạo nên một nền tảng vững chắc cho các mối quan hệ tương lai.
Ngược lại, trong trường hợp thỏa thuận không thành công và cuộc đàm phán diễn ra mạnh mẽ có thể dẫn đến sự hủy hoại mối quan hệ giữa các bên. Tuy nhiên, với một thỏa thuận đạt được một cách hài hòa với chi phí và lợi nhuận công bằng đối với cả hai bên, mối quan hệ có thể phát triển thành đối tác chiến lược, đồng hành trong sự phát triển của doanh nghiệp.
7. Một số lưu ý khi đàm phán kinh doanh
Một yếu tố quan trọng trong quá trình đàm phán là cử chỉ, thái độ và ngôn ngữ cơ thể của bạn.Theo các nghiên cứu, ít nhất một phần ba thông tin được truyền đạt thông qua giọng điệu và cách diễn đạt của người tham gia đàm phán.Đặc biệt, một gương mặt lạc quan, thái độ tích cực có thể nhanh chóng tạo ra ấn tượng tích cực đối với đối tác giúp bạn dễ dàng thực hiện đàm phán kinh doanh một cách thành công.Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là thái độ tôn trọng và quan tâm đối với đối tác, điều này sẽ được thể hiện qua giọng điệu và cách diễn đạt. Hãy để đối tác cảm nhận được sự chân thành, tôn trọng và nghiêm túc từ phía bạn trong quá trình đàm phán.
Một trong những kỹ năng quan trọng khi tham gia đàm phán trong lĩnh vực kinh doanh là khả năng lắng nghe một cách cẩn thận. Hãy tạo sự cân nhắc và duy trì sự cân bằng giữa việc lắng nghe và nói. Đảm bảo rằng bạn có kiểm soát hoàn toàn về hành động và lời nói của mình. Điều này giúp bạn hiểu rõ người đối tác của mình, vị trí và mong muốn của họ là gì. Tận dụng tất cả kiến thức bạn có để giao tiếp hiệu quả, vì mỗi lời nói và hành động của bạn đều góp phần vào việc hiểu rõ hơn về đối tác. Hãy áp dụng kỹ năng đặt câu hỏi để kích thích đối tác nói chuyện và đặt ra những câu hỏi chi tiết. Đừng quên lắng nghe và ghi chép, vì điều này sẽ làm tăng hiệu quả của cuộc đàm phán kinh doanh.
Để thực hiện một cuộc đàm phán kinh doanh thành công, quan trọng nhất là phải xác định rõ mục tiêu và theo dõi chặt chẽ suốt quá trình. Để đạt được điều này, việc xác định ai sẽ tham gia và hiểu rõ về đặc điểm tính cách của từng thành viên là quan trọng. Áp dụng cách tiếp cận phù hợp với từng cá nhân sẽ làm cho cuộc đàm phán trở nên thuận lợi hơn.Ngoài ra, bạn cần phải biết rõ mục tiêu của mình là gì, vì chỉ khi nắm vững mục tiêu, bạn mới có thể đạt được kết quả mong muốn.Trước khi bắt đầu cuộc đàm phán, hãy cố gắng phân rã mục tiêu cuối cùng thành những mục tiêu nhỏ hơn và xác định rõ nội dung mà bạn muốn trao đổi với đối tác.Mục tiêu càng cụ thể, bạn sẽ càng dễ dàng theo đuổi và đạt được kết quả như bạn mong đợi.
Khả năng đàm phán không chỉ là một kỹ năng quan trọng mà còn đóng vai trò quyết định trong sự phát triển của công ty và doanh nghiệp. Việc trở thành một người đàm phán giỏi đôi khi không dễ dàng, nhưng có thể ngày càng tiến bộ thông qua việc nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Đừng quên theo dõi 1Office để cập nhật những kiến thức quản lý và điều hành hữu ích nhất!
Sự ra đời của hợp đồng điện tử đã đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, phần mềm điện tử cũng tồn tại một số mặt hạn chế. Cùng tìm hiểu về những ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử qua bài viết dưới đây.
1. 6 ưu điểm của hợp đồng điện tử
Dưới đây là 6 ưu điểm nổi bật của hợp đồng điện tử thuyết phục nhiều khách hàng lựa chọn sử dụng:1.1. Tiết kiệm thời gian, chi phí
Hợp đồng điện tử cho phép người dùng sử dụng mọi lúc mọi nơi. Chỉ với một thiết bị điện tử như điện thoại, laptop,… có kết nối Internet, khách hàng đã hoàn toàn có thể tiến hành giao dịch một cách dễ dàng. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm được một khoản không nhỏ chi phí dành cho việc in ấn giấy tờ, quá trình vận chuyển, chi phí xăng xe,….
1.2. Độ chính xác của tài liệu được cải thiện
Đối với hợp đồng truyền thống, khi có một số điều khoản cần chỉnh sửa, bạn cần phải note lại và tiến hành chỉnh sửa file rồi mới in hợp đồng cho lần ký kết tiếp theo. Điều này dẫn đến việc mất thời gian, thậm chí một bản hợp đồng dài, bạn sẽ có thể bị thiếu sót những điểm cần chỉnh sửa.
Hợp đồng điện tử sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó. Khi có một số sơ suất xảy ra, bạn có thể nắm bắt và chỉnh sửa kịp thời:
Chức năng highlight cho phép bạn ghi chú những điểm cần sửa một cách rõ ràng. Đồng thời, khách hàng có thể nhìn thấy những gì bạn đã note lại để cả hai bên cùng chỉnh sửa sao cho thỏa đáng nhất. Từ đó, hợp đồng sẽ được thỏa thuận nhanh hơn, độ chính xác và minh bạch của hợp đồng cũng được cải thiện đáng kể.
1.3. Đảm bảo quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng
Một trong những ưu điểm của hợp đồng điện tử không thể không kể đến là giúp đẩy nhanh tốc độ ký hợp đồng bởi các văn bản, tài liệu khi gửi đi đều sẽ được chuyển đi một cách nhanh chóng nhờ vào hệ thống Internet toàn cầu. Khách hàng sẽ nhận được văn bản hợp đồng ngay khi bạn gửi. Quá trình ký kết sẽ nhanh chóng hơn khi không phải tốn quá nhiều thời gian chỉ để chờ đợi quá trình vận chuyển.
1.4. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Doanh nghiệp của bạn sử dụng hợp đồng điện tử để giao dịch với khách hàng sẽ đem lại hình ảnh thương hiệu tốt hơn. Khi các giao dịch, hợp đồng hay những trao đổi cần thực hiện, doanh nghiệp và đối tác chỉ cần tiến hành online sẽ giúp đối tác tiết kiệm thời gian, chi phí. Dịch vụ khách hàng diễn ra nhanh chóng, các hợp đồng được ký kết thuận lợi thể hiện hình ảnh và phong cách làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp, từ đó nâng cao chất lượng của doanh nghiệp đối với khách hàng.
1.5. Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu
Toàn bộ dữ liệu hợp đồng đều được lưu trữ trên phần mềm hệ thống. Các dữ liệu được phân chia rõ ràng theo từng nhóm hoặc theo tên hợp đồng. Tất cả các dữ liệu hiển thị minh bạch giúp cho bạn dễ thao tác cũng như dễ dàng tra cứu thông tin hơn.
Hệ thống thông tin quản lý được lưu trữ dưới dạng tệp thông minh. Mỗi tệp nén chỉ có dung lượng vài KB, giúp người dùng phân loại, quản lý, phân loại và lưu trữ dễ dàng, tiện lợi. Người dùng chỉ cần nhập thông tin các tiêu chí cần tìm kiếm về bản hợp đồng, máy sẽ lọc ra kết quả chỉ trong vòng vài giây.
1.6. Phù hợp cho giao dịch với doanh nghiệp nước ngoài
Trong thời đại toàn cầu hóa, việc hợp tác phát triển với các doanh nghiệp nước ngoài là nhu cầu tất yếu. Tuy nhiên việc ký kết hợp đồng giấy, cần đến tận nơi gặp mặt hoặc chuyển phát tốn thời gian, nhiều rủi ro khiến nhiều doanh nghiệp lo ngại.
Hợp đồng điện tử sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn trong những trường hợp này. Với tính năng không giới hạn khu vực, thời gian, địa điểm ký kết, bạn có thể thực hiện giao dịch với các doanh nghiệp nước ngoài mọi lúc. Quá trình giao dịch, ký kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng hơn, giúp cho doanh nghiệp của bạn phát triển ngày một lớn mạnh.
1.7. Giúp doanh nghiệp bắt kịp với phong trào chuyển đổi số quốc gia
Chuyển đổi số quốc gia đang được phổ biến rộng rãi đối với mọi đối tượng. Chuyển đổi số đem đến sự tiện lợi cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Việc lựa chọn sử dụng hợp đồng điện tử là bước tiến quan trọng, giúp doanh nghiệp bắt kịp phong trào chuyển đổi số quốc gia. Đây là bước tiến quan trọng, góp phần khẳng định vị thế của doanh nghiệp lẫn tăng độ uy tín trên thị trường trong nước và quốc tế.
2. 2 nhược điểm của hợp đồng điện tử
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, hợp đồng điện tử còn tồn tại một số hạn chế nhất định.
2.1. Thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng không được xác định
Vì hợp đồng điện tử có thể thực hiện ký kết mọi lúc mọi nơi nên rất khó để xác định địa điểm ký kết rõ ràng. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, để làm sáng tỏ hợp đồng, bạn không xác định được rõ ràng địa điểm ký kết, đặc biệt là đối với những hợp đồng quốc tế. Điều này gây hạn chế trong việc giải quyết các tranh chấp và đem đến một chút bất lợi cho cả đôi bên.
2.2. Có khả năng bị lộ thông tin
Khi bạn lựa chọn giao dịch hợp đồng qua đơn vị trung gian, tính bảo mật sẽ không cao khi bạn giao dịch ký kết hợp đồng dựa trên nền tảng công nghệ của bên trung gian kém uy tín. Chính vì vậy, trước khi quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ, bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng để tránh gặp phải tình huống không mong muốn.
Contract đã khắc phục nhược điểm của hợp đồng điện tử, giúp doanh nghiệp an tâm hơn về tính bảo mật của hợp đồng
3. Có nên sử dụng hợp đồng điện tử không?
Hợp đồng điện tử sở hữu cả ưu điểm lẫn nhược điểm, dưới đây là tổng quan để người dùng có thể nắm được và cân nhắc sử dụng.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Tối ưu chi phí, thời gian Cải thiện độ chính xác của tài liệu Nâng cao trải nghiệm khách hàng Dễ quản lý, lưu trữ và tìm kiếm Có thể giao dịch với doanh nghiệp nước ngoài. | Khó xác định địa điểm ký kết rõ ràng Tính bảo mật không cao khi đơn vị trung gian không uy tín |
Mặc dù tồn tại một số nhược điểm không đáng kể, hợp đồng điện tử vẫn được ưa chuộng hơn hẳn so với các phương pháp truyền thống. Có thể nói, ưu điểm của giao kết hợp đồng điện tử có nhiều điểm nổi bật hơn hẳn bởi hợp đồng điện tử đáp ứng nhu cầu sử dụng và giải quyết được hầu hết những vấn đề cơ bản mà hợp đồng truyền thống không làm được.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã lựa chọn sử dụng hợp đồng điện tử để thay thế cho hợp đồng truyền thống. Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp bắt kịp phong trào chuyển đổi số quốc gia, bắt kịp với đối thủ trên thị trường, trở thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Dịch vụ VNPT e
Contract là một trong những loại hợp đồng điện tử được ưa chuộng nhất vì những ưu điểm nổi bật như:
Tiết kiệm nguồn lực đáng kể, giúp gia tăng năng suất cho nhân viên kinh doanh
Hoàn toàn minh bạch trong quá trình ký kết hợp đồng
Đặc biệt, VNPT đã khắc phục nhược điểm khi ký kết trên nền tảng số về độ uy tín của bên trung gian. Với công nghệ mã hóa file hợp đồng bằng cặp khóa công khai hai lớp, toàn bộ tài liệu sẽ được đảm bảo. Và chỉ có các bên tham gia hợp đồng mới có quyền được truy xuất thông tin tài liệu. Bên thứ ba không có quyền thực hiện điều đó.
Hợp đồng điện tử đem đến cho các doanh nghiệp sự thuận tiện trong quá trình quản lý cũng như thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng. Hãy để hợp đồng điện tử trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp của bạn.
